Over Halpaz

Halpaz is gebouwd voor organisaties waar de planning elke week anders is. Waar mensen op wisselende dagen, wisselende uren en wisselende contracten werken, en waar het rooster uiteindelijk toch weer met de hand naar de salarisadministratie wordt overgetypt. Dat speelt in de horeca en retail, maar net zo goed in de zorg, schoonmaak, logistiek, productie, recreatie en bij evenementen. Overal waar je met diensten werkt, loop je tegen dezelfde drie dingen aan: het rooster rondkrijgen, de uren kloppend krijgen, en die twee met elkaar in overeenstemming houden. Wij maken software voor kleine en middelgrote bedrijven in Europa die daar geen aparte HR-afdeling voor hebben. Geen implementatietraject van maanden, maar een account dat je in een middag inricht. De ondersteuning is persoonlijk: je spreekt de mensen die het product zelf bouwen. Halpaz is volledig beschikbaar in het Nederlands, Engels, Grieks en Bulgaars, werkt in de browser en heeft eigen apps voor iOS en Android.

Over de applicatie

Halpaz combineert personeelsplanning, tijdregistratie en verlof in één omgeving, zodat de uren die je verloont dezelfde uren zijn die je hebt ingepland en goedgekeurd. Waar Halpaz zich onderscheidt is Smart Fill: het rooster wordt niet door jou gevuld maar voor je gegenereerd. Eén klik en er ligt een concept voor de hele week, opgebouwd uit de benodigde bezetting, de beschikbaarheid van je mensen, hun contracturen, hun vaardigheden en de loonkosten. Alles wat normaal in je hoofd zit, zit in het model. Jij beoordeelt het resultaat en publiceert pas als het klopt: Smart Fill publiceert nooit uit zichzelf.

Verder:

• Klokken zonder discussie - medewerkers klokken in via de app met GPS-verificatie of via een kiosk met pincode op een vaste tablet.
• Digitale urenstaten - geklokte tijden lopen automatisch door naar urenstaten die de manager per medewerker controleert en goedkeurt.
• Pauzeregels volgens de wet - de pauzeberekening volgt de arbeidstijdenwetgeving van het land van de vestiging, waaronder de Nederlandse Arbeidstijdenwet.
• Verlof en beschikbaarheid - verlofaanvragen, verlofsaldi, beschikbaarheid en het ruilen van diensten lopen via dezelfde planning.
• Loonkosten vooraf - je ziet de verwachte loonkosten van een week terwijl je hem plant, niet pas achteraf op de loonstrook.

Over de koppeling

De koppeling wordt aangestuurd vanuit Halpaz en werkt twee kanten op. Je verbindt Halpaz eenmalig met je Nmbrs-account, en dat is alles wat je hoeft in te richten: er zijn geen tokens, sleutels of instellingen die je zelf moet overtypen.

Van Nmbrs naar Halpaz

• Het medewerkersbestand van de gekozen administratie. Halpaz matcht bestaande medewerkers op e-mailadres, personeelsnummer of naam en toont per veld wat er verschilt.
• Per medewerker: naam, e-mailadres, personeelsnummer, uurloon of maandsalaris, contracturen, parttimepercentage, datum in en uit dienst, afdeling en functie.
• De urencodes van de administratie. Halpaz leest ze uit en stelt de koppeling met de eigen uursoorten zelf voor, zodat je hem alleen nog hoeft te bevestigen.

Wijzigingen worden nooit blind overgenomen: de manager ziet eerst een overzicht van de verschillen en kiest per veld wat wordt bijgewerkt.

Van Halpaz naar Nmbrs

• Goedgekeurde uren per medewerker per periode, uitgesplitst naar de gekoppelde urencodes: gewerkte uren, overuren, ziekte, vakantie, bijzonder verlof, onbetaald verlof en feestdagen.
• Gewerkte dagen (SV-dagen) per medewerker per periode.
• Bij medewerkers met een vast maandsalaris worden de reguliere uren overgeslagen, zodat het basissalaris niet dubbel wordt betaald. Overuren en verlof gaan wel mee.

Hoe het in de praktijk werkt

Je bouwt aan het eind van de periode een exportbatch op uit de goedgekeurde urenstaten. Voordat er iets naar Nmbrs gaat, controleer je de batch regel voor regel: je past een aantal uren aan met een verplichte toelichting, sluit regels uit of voegt handmatig een regel toe. Halpaz waarschuwt bij ontbrekende contracturen, ontbrekende personeelsnummers en niet gekoppelde uursoorten.

Bij het versturen leest Halpaz de loonperiodes uit Nmbrs, laat zien welke periodes vergrendeld zijn en waarschuwt als je een gesloten periode kiest. Verwerking met terugwerkende kracht is een bewuste keuze, geen ongeluk. Ging er toch iets mis, dan verwijdert de rollback de weggeschreven looncomponenten weer uit Nmbrs en staat de batch terug op concept. Alle correcties zijn traceerbaar: wie, wanneer en waarom.

Je bouwt aan het eind van de periode een exportbatch op uit de goedgekeurde urenstaten. Voordat er iets naar Nmbrs gaat, controleer je de batch regel voor regel: je past een aantal uren aan met een verplichte toelichting, sluit regels uit of voegt handmatig een regel toe. Halpaz waarschuwt bij ontbrekende contracturen, ontbrekende personeelsnummers en niet gekoppelde uursoorten.

Bij het versturen leest Halpaz de loonperiodes uit Nmbrs, laat zien welke periodes vergrendeld zijn en waarschuwt als je een gesloten periode kiest. Verwerking met terugwerkende kracht is een bewuste keuze, geen ongeluk. Ging er toch iets mis, dan verwijdert de rollback de weggeschreven looncomponenten weer uit Nmbrs en staat de batch terug op concept. Alle correcties zijn traceerbaar: wie, wanneer en waarom.

De koppeling met Nmbrs is gratis. Halpaz zelf is beschikbaar vanaf het Growth-abonnement, met een proefperiode van 30 dagen zonder creditcard.